Asistente de IA y la agenda que ya usas
Publicado el 06 de octubre de 2026
El asistente usa su propia agenda del servicio.
En la puesta en marcha introducimos en ella tu horario, tus servicios y sus duraciones, y ahí es donde reserva, cambia y cancela.
La agenda que ya usas sigue siendo tuya, y lo que se hace con ella se decide en la puesta en marcha.
Qué agenda usa el asistente
La agenda del servicio, montada con el contenido de tu negocio: horario, cuánto dura cada servicio y cuántas personas trabajan a la vez.
El asistente consulta esa agenda, ofrece huecos libres y ocupa huecos reales.
Reservar, cambiar y cancelar ocurre ahí, por la conversación.
Nunca inventa un hueco.
Cuando la agenda no está clara, pasa a una persona en lugar de adivinar.
Cuando ya tienes una agenda
La agenda que usas hoy se queda como está.
El asistente no la lee ni escribe en ella, sea de papel, una hoja de cálculo o un programa.
Lo que hace la puesta en marcha es darle al asistente lo que necesita saber para no reservar nunca un hueco que no existe.
Si tu programa de reservas admite integración, eso es otra conversación.
Pasa a formar parte de la puesta en marcha, y vemos contigo qué se puede conectar y qué no.
No todos los sistemas exponen las funciones necesarias, y es mejor saberlo antes de empezar.
Lo que la agenda necesita saber
- El horario de cada día de la semana, además de los festivos.
- Cuánto dura de verdad cada servicio, no el tiempo ideal.
- Cuántas personas atienden a la vez.
- Tu regla para hacer hueco a alguien, y con cuánta antelación se admiten reservas.
Sin estos cuatro puntos, la agenda del servicio no es fiable.
Un hueco ofrecido puede no existir, y el choque solo aparece el mismo día.
Cuando las dos agendas no coinciden
Pueden desajustarse.
Alguien cambia una cita por otro lado, por teléfono o en recepción, y el asistente sigue mostrando el hueco antiguo como ocupado.
El coste aparece después: dos clientes en el mismo hueco, un hueco ofrecido que no existe, un cliente en la puerta sin sitio y un cambio de urgencia que nadie vio venir.
Nadie nota el desajuste cuando ocurre.
Se convierte en un problema cuando el cliente ya está esperando.
Los tres recordatorios
Después de reservar, el cliente recibe tres recordatorios: 72 horas, 24 horas y 2 horas antes de la cita.
El recordatorio de 72 horas suele salir cuando la ventana de 24 horas de WhatsApp ya se ha cerrado.
Por eso se envía como plantilla de utilidad, que Meta cobra por mensaje y que no cuenta para los 1000 mensajes de servicio gratuitos del mes (reglas de cobro de Meta).
- 72 horas antes: hay tiempo para cambiar sin perder la semana, y para que ofrezcas el hueco a otra persona.
- 24 horas antes: alcanza a quien se olvidó y a quien todavía está decidiendo.
- 2 horas antes: cubre el propio día, que es cuando ocurren las ausencias.
Los recordatorios no son adorno.
Un hueco confirmado tiene muchas menos probabilidades de acabar en ausencia, y un hueco liberado vuelve a abrirse.
Qué decidir antes de contratar
- Qué agenda manda cuando las dos no coinciden.
- Quién avisa al asistente cuando alguien cambia una cita por otro lado, y con qué rapidez.
- Qué hacer con festivos y días libres: si el día se cierra, y cómo avisa el asistente a quien ya había reservado.
- Si mantienes tu agenda como referencia, o pasas a la agenda del servicio.
Estas decisiones dan forma a la puesta en marcha.
Escríbenos por WhatsApp: responderá el asistente, ya en marcha.